作業の効率UP!スマホでペーパーレス化を実現

2019年5月28日

ペーパーレスの現状について

 

「紙の資料が多すぎる…」「郵便物や雑誌がすぐ溜まってしまう」など、職場や家庭でお悩みではありませんか?紙媒体は便利な一方で、片づけるのが大変です。今回はスマートフォンを使ったおすすめのペーパーレスの方法を紹介します。

 

実は、Wi-Fi環境の普及により印刷や情報用紙、新聞紙などのペーパーレス化が進んでいます。

法定文書についても経済産業省が定めた「e-文書法」によって「決算書類」、「契約書」、「領収書」などの種類をスキャン、またはデータとして保存できるようになりました。

 

家庭でもスマートフォンと関連サービスによって、スキャンや印刷はもちろん、封書などの郵便物を出すのも可能です。

 

ペーパーレスのメリットとデメリットとは

 

ペーパーレス化でどのようなメリット、デメリットがあるでしょうか。

 

【ペーパーレスのメリット】

・複数人で同時に書類を確認し、共有することができる

・印刷のコストを削減でき、紙媒体のように資料が劣化することもない

・資料を簡単に検索できるので、探す手間が省ける

・紙を使わないので、デスクやオフィス内がすっきり片付くうえ、環境にも配慮できる

・セキュリティー対策が向上する

・Wi-Fi環境が整っていれば、場所や時間を問わずにアクセスできる

・資料にパスワードをかけられる

 

資料をデータで保存すれば、ほぼ永久的に維持することが可能です。また、紙のファイルの場合だと見たい情報を探し出すのは一苦労しますが、データなら簡単に検索できるので、オフィスシーンにおすすめだといえるでしょう。

 

【ペーパーレスのデメリット】

・ITおよび、Wi-Fiが不慣れだと使いづらい

・システムやネットワークの影響を受けやすい

・タブレットの大きさによって、使い勝手が違う

・操作ミスでデータが消えてしまうことがある

・使い慣れるまでは余計手間がかかるように感じてしまう

 

社内ではペーパーレス化していても、取引先によっては書類の郵送を希望するなど、ペーパーレスに対応していない所もあります。その場合は一方的にデータを送るわけにはいきません。

 

 

便利なペーパーレス活用方法

 

オフィスや家庭で紙があふれていませんか?ちょっとした工夫で確実にペーパーレスを実現できますよ。スマートフォンを使った、おすすめのペーパーレス化の方法を紹介します。

 

【オフィスのおすすめペーパーレス方法】

・スマートフォンのメモ機能を利用

メモはスマートフォンのアプリを利用しましょう。アプリによっては検索したり、ネット上に保存できたりする機能もあるので、メモをなくしてしまう心配もありません。

 

・スキャナアプリで情報を取り込む

スマートフォンのカメラをスキャナーとして使えるアプリを使って、残しておきたい髪の情報をファイル形式で保存できます。余分な部分は削除できるので、資料を効率よくまとめるのにもおすすめ。

 

また、クラウドサービスとの連携も可能なので、情報を共有することも可能です。

 

・住所や電話番号の登録

タウンページもネット上にあるので、名前やキーワードを検索するだけで住所や電話番号だけでなく、地図まで表示されて便利です。分厚い紙の電話帳が必要ないので、出先でも簡単に調べられますね。

 

【家庭のおすすめペーパーレス方法】

・スマートフォンで郵便を送る

日本郵政が提供する「Webゆうびん」というWebサービスで、手紙や封書を送ることができます。送りたい内容をPDFファイルやWordファイルで送れるので、切手を貼ったりポストに投函したりする手間がかからないのが、うれしいポイントです。

 

方法も「データのアップロード」、「宛先を入力」、「送信をクリック」と3ステップで完了します。今、最も注目されているペーパーレスサービスと言えるでしょう。

 

・毎月の請求書や明細書をスマートフォンで受け取る

毎月の電気代や水道料、ガス代など封書で受け取っているとどんどん溜まってしまうもの。請求書、明細書はWeb上で確認するようにしましょう。昨年との比較や利用料金がグラフで表示されるなど、便利な機能付なので、毎月の管理も楽になります。

 

・クーポンをネットでもらう

お店でもらえるクーポンやチケットもWeb上でいつでも手に入れることができます。必要な時に必要な分だけもらえるので、財布の中もすっきり整理整頓できそうです。

 

・買い物はネットで検索・注文

紙のカタログをやめて、ショップサイトのホームページから注文するのもおすすめの方法です。同じ商品を買った人の口コミも見ることができるので、買い物の参考になるのではないでしょうか。

 

・家計簿もアプリを上手に活用

スマートフォンでアプリストアを検索してみると、いろいろな家計簿アプリが並んでいます。家計簿アプリにはそれぞれ機能が異なるので、自分に合ったものを選びましょう。

 

今まで紙で家計簿をつけるのが面倒だと思っていた方も、データなら気軽に管理できますよ。

 

 

オフィスでも家庭でもペーパーレスに挑戦できる方法を紹介しました。紙からデータに変えられないものもまだまだ多いですが、上手に利用することで作業の効率化が期待できます。

 

ぜひ、自分が取り組みやすい方法で実践してみてくださいね。