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オフィスのフリーアドレス導入によるメリット・デメリット

2019年9月21日

最近、フリーアドレスを導入する企業が増えています。もともとフリーアドレスは外資系企業やIT企業において1990年代後半あたりから導入されていましたが、「働き方改革」の後押しもあり現在では一般企業にも広く浸透しているようです。とはいえ、フリーアドレスの効果や目的などについて知っておかないと、導入に踏み切ることはできないでしょう。そこで、フリーアドレス化を考える企業に向け、フリーアドレスの概要やメリット、デメリット、導入時に必要なものを紹介します。

 

フリーアドレスとは

 

「フリーアドレス」とは、社内に設置された机や椅子を自由に選んで着席して仕事をするスタイルのことです。したがって、社員それぞれに個人用デスクが用意されることはありません。一般的には、社内にいくつか置かれた長机の周りに事務用の椅子などがあるスタイルが一般的ですが、机をカフェのようなおしゃれな木のテーブルにしたり、椅子をソファにしたりするなど、スタイリッシュなワークスペースにしている企業もあります。

 

フリーアドレスではデスクトップPCが使えないため、ノートPCやタブレットを貸与し、社内全体にWi-Fiを導入している企業が多いです。

 

フリーアドレス化のメリット・デメリット

 

では、フリーアドレス化すると、どんな効果があるのかみていきましょう。

 

メリット

・コミュニケーションの活性化

自由に席を移動できるため、部署や役職などに関係なく、業務やプロジェクトに応じて近くに座る人を決められますので、社内のコミュニケーションが活性化します。また、部署を横断するチームやプロジェクトの編成も容易に実施可能です。さらに、関連メンバーが近くにいるため、いつでもミーティングを実施できることから、会議室が減らせるというメリットもあります。

 

・コスト削減

フリーアドレスには個人用デスクがないため、基本的に私物を放置することはなくなります。そのため、オフィスに占める一人当たりのスペースを減らすことができますので、オフィスのコスト削減につながる場合もあるのです。

 

・整理整頓の徹底

個人用デスクがあると、資料や書籍、荷物などの私物を置きますので、人によっては机が散らかってしまうこともあります。しかし、フリーアドレスの場合は、離席する際に自分の荷物を持って移動するため、整理整頓された職場環境を常にキープできるのです。

 

デメリット

・部署内コミュニケーションが希薄化する恐れがある

前述したように、フリーアドレス化すると部署を越えたコミュニケーションは活性化しますが、その反面で部署内のコミュニケーションが希薄化する可能性があります。

 

・業務に集中できない場合も

資料作成など集中して作業を行いたい場合、周囲でMTGが行われていたり周囲の環境がコロコロ変わったりすると、なかなか能率が上がらないという人もいるでしょう。そのため、救済措置として集中作業スペースを別途用意する企業もあります。

 

・フリーアドレス化に伴う投資が必要

フリーアドレス化するためには、オフィスのレイアウト変更や社内全フロアへのWi-Fi導入をはじめ、ノートPCやチャットツール、データを共有するためのクラウド環境などを整備する必要があるため多くのコストが発生します。

 

オフィスのフリーアドレス化に必要なもの

 

最後に、フリーアドレスを導入する際、必要な設備などについて紹介します。

 

ノートPC

フリーアドレス化するとデスクトップPCが利用できないため、社員全員にノートPCを貸与する必要があります。フリーアドレスでは基本的にWi-Fi環境下で仕事することになりますので、どこにいても社内のネットワークにアクセス可能です。そのため、自由に社内を移動するためには、ノートPCが不可欠になります。また、営業職など外出が多い職種の方は、LTEが搭載されたモデルを利用することで、どこでもネット環境にアクセスできるため非常に便利です。

 

複数人利用可能なデスク

フリーアドレス化したオフィスでは、複数の人が着席できる机が必要です。そのため、長机や丸テーブルなどを使用する企業が多くなっています。複数人が利用できるデスクを準備することで、コミュニケーションの活性化や部署の枠を超えたコラボレーションが可能になり、人数の増減にも対応できるのです。なお、フリーアドレスでは業務に必要な資料などをロッカーから出してデスクに移動するため、書類を置くためのカートや荷物をかけるためのフックなどが準備されていると、より快適に仕事をすることができるでしょう。

 

配線や設備

フリーアドレスは優先LANでも実施可能ですが、スムーズに業務を進めるためにはWi-Fi環境を社内全体に整備したほうがよいでしょう。また、机には電源タップや照明器具といったツールを配備する必要もあります。

 

フリーアドレス化は万能ではない

今回は、フリーアドレス導入によるメリットやデメリットなどについて紹介しました。ただし、フリーアドレスは企画職や営業職といった職種の人には大きなメリットがありますが、経理や法務といった重要な書類を落ち着いた環境で扱う必要がある部署の人には、むしろデメリットの方が多くなってしまう場合もあるでしょう。したがって、いきなり全社的にフリーアドレス化するのではなく、社内の実態にあった運用方法の検討を行った上で、部分的に導入を進めることも重要です。